カンファレンスとは？具体的な開催方法やイベントの成功事例を紹介

- そもそもカンファレンスイベントとは？ -

みお	「カンファレンス」という言葉をよく耳にしますが、そもそもカンファレンスとは何を意味するのでしょうか？

わたる さん

そうですね。「カンファレンス」はビジネスシーンでよく聞く言葉ですが、明確に説明するのは難しいですよね。今回は、カンファレンスとは何か解説したうえで、ビジネスカンファレンスイベントの開催手順や成功例などをご紹介します。

カンファレンスイベントとは

カンファレンスとは、「会議」や「協議会」などを意味します。小規模なものから大規模なものまで様々ですが、ビジネスカンファレンスは100名以上で行われるものがほとんどです。

ミーティングやディスカッションとの違い

カンファレンスが社外に向けて行われるのに対し、ビジネスシーンにおいてのミーティングは、一般的に社内で行われる小規模の会議を意味します。また、ディスカッションはあるテーマに対して、少人数で討論することを指すケースがほとんどです。一方、カンファレンスは、情報を提供したり研究の結果を発表したりするために行われることが多いため、そもそもの目的が異なります。

シンポジウムやフォーラムとの違い

シンポジウムは、カンファレンスと比べて専門的な内容を扱う傾向にあります。一般の参加者を広く募るもののほかに、専門家だけを集めて少人数で行われるものも多いです。シンポジウムに対し、フォーラムは広く公開されることを特徴とします。テーマの幅も広く、さまざまな討論や情報交換などが行われます。

分野によっての違い

カンファレンスはビジネスイベントとして開かれるほかに、医療やスポーツなどの分野でも行われています。カンファレンスと言えば、ビジネスの情報交換や会議を連想する方がほとんどですが、もともとは医療現場で広く使われる言葉でした。

医療のシーンでのカンファレンスは、ミーティングに近い小規模の会議を指します。ビジネスイベントとしてのカンファレンスと比べて、参加者が限定的なのが特徴です。患者やその家族に行う説明会もカンファレンスと呼ばれるケースがあります。

学術分野でも、カンファレンスという言葉がよく使われます。この場合は、研究の発表や討論を行う場として開催されることがほとんどです。ビジネスカンファレンスと同様に参加者が多くなる傾向にありますが、基本的には専門家のみが集まります。

スポーツの分野でカンファレンスと言うと、「競技連盟」を意味します。会議や発表会ではなく、「リーグ」のような意味合いで使われるのが特徴です。

- カンファレンスイベントを行うメリット -

わたる さん

ビジネスカンファレンスを行うことで、以下のようなメリットを得られます。

・潜在顧客の獲得

カンファレンスイベントを行うことで、見込み客への認知を広げられます。今までの営業活動では接触できなかった潜在的な顧客にリーチできるので、リードナーチャリングからコンバージョンにつながるチャンスも高まります。

※コンバージョン：施策において、設定した最終目標をユーザが達成すること。ここでは商談や取引を指す。

・既存顧客のファン化

カンファレンスイベントの満足度が高ければ、企業顧客をファン化することが期待できます。ファン化した顧客は、企業を信頼し愛着を抱きます。継続的な購入が期待できるため、LTV（顧客生涯価値）の向上にも有効です。満足度を高め、顧客をファン化させる方法としては、顧客同士の交流を図ったり、顧客の課題解決に役立つ情報を提供することなどが挙げられます。

・新規顧客との商談が可能

通常、新規顧客との商談を実現するには長い時間がかかりますが、カンファレンスイベントではその場で商談を実現することができます。さらに、終了後にメールなどでフォローを行うことで、新規リードの増加にも寄与する可能性があります。

・価値のあるコンテンツ（情報）の蓄積

カンファレンスイベントを行うことで、自社にとって価値のあるコンテンツが増えます。社内のノウハウとして使うほか、コンテンツマーケティングにつなげることも可能です。さらに、社員が協力して準備することでモチベーションが高まるのも、メリットの1つと言えるでしょう。

みお	新規リードの獲得だけではなく、既存顧客により一層信頼してもらうきっかけにもなるのですね。

- カンファレンスイベント開催までの手順 -

わたる さん

カンファレンスイベントは、一般的に大規模なものほど長い準備期間が必要になります。ここでは、開催までの流れをイメージできるように、大まかな手順を解説します。

・概要を決定

カンファレンスイベントを開催することになったら、まず明確な目的や目標を設定します。いつ、どこで、誰が、何を、何のために、どうやって、いくらでするのかを確実に定めることで、現実的な計画を立てることができます。リアルで行うのか、オンラインで行うのか、または両方を組み合わせたハイブリットで行うのかも、この段階で詰めておきましょう。

・会場や登壇者を決定

イベントの概要が決まったら、会場や登壇者を決定します。人気のある会場や人気な専門家に登壇してもらうには、早めに行動することが必要です。

・告知

カンファレンスイベントを盛り上げるためには、参加者を集めることも重要です。早めに告知を開始すれば、スケジュールを確保してもらいやすくなります。

・準備

イベントが大規模になるほど慎重に準備を行う必要があります。参加者への対応マニュアルや当日のプログラム表、司会の台本などを作成して、スムーズな進行を目指しましょう。飲食物やノベルティも、余裕をもって手配することでトラブルを防ぐことができます。

・当日の対応

あらかじめマニュアルを作成しておくことで、落ち着いて対応することができます。イベントの満足度を測るため、参加者へのアンケートを実施することも大切です。

・終了後の対応

イベントが終わったら、できるだけ早く参加者にお礼のメールを送りましょう。不参加者にも、アーカイブ配信を案内するなどのフォローを行います。早急にアンケートの集計を行い、目標が達成できたかなどを社内で共有することも重要です。

みお	事前に準備をすることで自信を持ってイベントに臨むことができますね。

- カンファレンスイベントの成功事例 -

わたる さん

コロナ禍ではオンラインでのカンファレンスが中心でしたが、2023年度からはリアルでの大規模なイベントが開催されています。ここでは、FMXが担当したカンファレンスイベントをご紹介します。

『Sansan Innovation Summit 2023』

Sansan株式会社主催。働き方を変える営業DXサービスの紹介を大きな目的として、グランドプリンスホテル新高輪 国際館パミールにて開催されました。1500席と大型スクリーン2面を設置したメイン会場では、さまざまな講演が行われました。さらに、「プロダクトブース」や「コミュニティスペース」などを設置し、Sansanが展開するサービスをさまざまな角度から紹介。QRコードを利用したスマートな受付や、宇宙をテーマにした先進的な装飾などからもSansanの世界観が伝わるクリエイティブなイベントとなりました。

『Adobe MAX Japan 2023』

アドビ株式会社が主催する国内最大級の「クリエイターの祭典」。東京ビックサイトで開催されました。大きなスクリーンを設置したメイン会場では、今後のビジョンや新サービス、新機能などを紹介。展示会場では一線で活躍するクリエイターの作品を展示し、その場で購入できる場も設けられました。約4000名の参加者が集い、トレンドのテクニックを学ぶだけでなく、クリエイター同士の交流も盛んに行われる、刺激的なイベントとなりました。

『Cybozu Days 2023』

サイボウズ株式会社主催。自社サービスのユーザーとのエンゲージメントを高めることを目標に、幕張メッセで開催されました。「Magical DX Tour」をテーマに、まるでアミューズメントパークのようなユニークな演出が行われたのが特徴です。メイン会場では著名人をゲストに向けた特別セッションが行われたほか、分科会会場では30以上のセミナーが開催されました。そのほかに、100社以上の提携企業がブースを出展。ユーザーがさらなる学びや発見を得られる、充実したイベントとなりました。

- まとめ -

わたる さん

ビジネスカンファレンスは、新規顧客の獲得や既存顧客のファン化につながる絶好のイベントです。メリットが大きい反面、開催に際しては入念な準備が必要になります。自社での対応が困難な場合は、イベント会社への依頼する方法もあります。

みお	カンファレンス運用の際は、今回教えていただいた手順や成功例を参考にします！

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