カンファレンスのやり方とは？開催までの流れや成功させるコツを解説

- カンファレンスの種類 -

みお	カンファレンスの開催にはどのような効果があるのでしょうか。また、カンファレンスを開催する場合、どのようなプロセスで準備を進める必要があるのでしょうか。

わたる さん

カンファレンスの開催は、リード獲得や既存顧客のファン化に有効です。この記事ではカンファレンスを行う際の手順を解説するとともに、成功させるためのポイントもご紹介します。初めにビジネスカンファレンスの種類を整理しましょう。

・オフラインカンファレンス

オフラインカンファレンスとは、リアルで開催されるカンファレンスを指します。

〈メリット〉

• 来場者に自社のサービスや製品を直接説明できる
• インタラクティブなコミュニケーションが取りやすい
• 没入感のある演出が可能になる
• 企業ブランディングにも繋がる

〈デメリット〉

• 準備や社内調整に時間、工数がかかる
• コストがかかる

・オンラインカンファレンス

オンラインカンファレンスとは、インターネット上で開催するカンファレンスを指します。

〈メリット〉

• 移動時間がなく気軽に参加してもらえる
• 録画したものをコンテンツとして再利用できる
• コストが抑えられる

〈デメリット〉

• インターネット経由になるため臨場感を演出しにくい
• 参加者同士でコミュニケーションを取ることが難しい
• 機材や回線のトラブルが起きる可能性がある

・ハイブリッドカンファレンス

ハイブリッドカンファレンスとは、リアルで開催しながら同時にインターネット配信も行うカンファレンスを指します。

〈メリット〉

• 来場者に自社のサービスや製品を直接説明することができる
• 来場者ターゲットを絞ることができる
• インタラクティブなコミュニケーションが取りやすい
• 没入感のある演出が可能になる
• 企業ブランディングにも繋がる

〈デメリット〉

• 会場手配やカメラ機材の手配まで行うため、準備が複雑になる
• コストがかかる

- ビジネスカンファレンスのやり方、プロセス -

わたる さん

大きなカンファレンスほど長い準備期間を必要とし、一般的には企画から開催までに半年ほどかかります。ここでは、カンファレンスを開催する際の基本的な手順を解説します。ビジネスカンファレンスの企画から開催までには、以下に挙げる4つのステップがあります。

・企画

まず、カンファレンス開催の目的を明確にします。

新規リードの獲得、セールスパイプラインの創出、案件化、既存顧客とのリレーション強化、企業ブランディングなど、企業課題に応じた目的を明確にしましょう。目的を設定する際は、社内の他部署やチーム内でディスカッションし、関係者に同意を得る必要があります。

次に目標を設定します。

• 集客数
• 新規リード
• 商談獲得数

上記のように数値化できる具体的な目標を設定したうえで、目標達成までの筋道を検討しましょう。さらに、目的に応じてテーマを設定し、講演内容や出展内容といった大まかなプログラムを企画します。

同時に、広告費用や登壇者への出演料、収録費用などを考慮したうえで、全体の予算を決定します。開催日時や開催方法も早い段階で決め、会場の申し込みや登壇者へのアサインも行いましょう。

以降のプロセスをスムーズに進めるためには、目標・大まかな企画・予算の3点を早い段階で固めておくことが大切です。また、当日までの作業を洗い出し、随時進捗をチェックできるようなスケジュールも作成しましょう。

・制作・集客

企画が固まったら、カンファレンスのランディングページを制作します。受付フォームを作り、申し込みや問い合わせに対応できるようにしましょう。広告用のバナーやパンフレット、招待状などの制作も必要になります。

集客方法はオンライン・オフラインに分けられます。

• オンライン：ランディングページ、広告、SNS、メールなど
• オフライン：ポスター、招待状など

オンラインの集客手段としては、自社ブログやSNS、メールを使うのが一般的です。既存顧客へのメール配信はもちろん、可能であれば、登壇者や登壇者が所属する企業のSNSなども活用することをおすすめします。また、プレスリリースの配信やイベント媒体などへの掲載も検討しましょう。

また、オフラインの集客は、普段インターネットを使う機会が少ない方へのアプローチに適しています。カンファレンスを成功させるために集客は非常に重要です。早い段階からターゲット層に合った効率的な集客を行い、当日のスケジュールを確保してもらいましょう。

・当日

カンファレンス当日は、あらかじめ作成した運営マニュアルに沿って運営を行います。受付対応や会場への誘導、ステージの進行、写真撮影など、スタッフの役割分担も明確にしておきましょう。事前にシミュレーションを行うと、オペレーションに漏れがないかを確認できます。

オンラインカンファレンスの場合には、配信テストを行うのはもちろん、トラブル時のバックアップ体制を整えておくことも重要です。

また、参加者にアンケートを行うことも、カンファレンスを振り返るために忘れてはならないポイントです。

・終了後の対応

カンファレンス終了後は、なるべく早くアンケートを集計し結果を分析します。参加者の声は次回開催する際の参考にもなるので、社内で共有しましょう。

お礼メール、イベントレポート、アーカイブ配信など、参加者へのアフターフォローもできる限り早く行います。カンファレンスに参加できなかった方にはフォローメールも送付しましょう。

みお	カンファレンスを成功させるためには、企画や集客を早めに行う必要があるのですね。

- カンファレンスを成功させるためのポイント -

わたる さん

カンファレンスはただ開催するだけでなく、製品やサービスの認知度の向上や、新規顧客の獲得、既存顧客のロイヤリティ向上などの結果を得ることが大切です。ここでは、カンファレンスを成功させるために、押さえておきたいポイントを解説します。

・参加特典を準備する

カンファレンスを成功させるためには、ターゲットとなる方に多く来場いただくことが不可欠です。集客力を高めるためには、参加するメリットをアピールするのが有効です。

来場率が上がりやすい参加特典としては下記が挙げられます。

• 製品やサービス購入時に使えるクーポン
• ギフトカード
• 講演者との交流
• 懇親会の開催
• 講演資料の配布

・アフターフォローをしっかりと行う

獲得したリードが顧客へとステップアップするように、カンファレンス終了後もアフターフォローを行いましょう。メルマガやアーカイブの配信、セミナーへの招待などを継続的に行うことが大切です。

また、アンケート結果から目標が達成できたかを分析し、次回開催時の改善点などを社内で共有しましょう。

・信頼できる企業にサポートを依頼する

カンファレンスを成功させるには、企画から運営までさまざまな業務をこなす必要があります。自社だけで大規模なカンファレンスを運営することが困難であれば、実績のある企業にサポートを依頼しましょう。幅広いノウハウを持つ企業に相談することで、他社と差別化されたオリジナリティーのあるカンファレンスを開催できます。

みお	認知度や満足度を向上させるためにも上記のポイントを意識したいと思います！

- ビジネスカンファレンスの成功例 -

わたる さん

ここでは、FMXが担当したカンファレンスをご紹介します。それぞれの特徴を解説しますので、カンファレンスを企画する際の参考にしてみてください。

『Adobe MAX Japan 2023』

アドビ株式会社が主催するグラフィックデザイン、写真、WEB制作、UI/UXデザイン、映像制作、3D制作などに携わるクリエイター、およびそれらを目指す方が楽しめる大規模カンファレンス「Adobe MAX Japan 2023」。コロナ禍ではオンラインで開催されていましたが、2023年からはリアルで開催されました。会場となった東京ビッグサイトには3,600名を超える来場者が集まり、さらにオンライン配信も多くの方に視聴いただきました。製品の最新機能の紹介をはじめ、さまざまなセッションが行われ、クリエイター同士の交流も盛んに行われました。インスピレーションを刺激する「クリエイターの祭典」として大反響を得られました。

『Sansan Innovation Summit 2023』

「働き方を変えるDXサービス」を展開するSansan株式会社が年に1度開催している、大規模なユーザーカンファレンス「Sansan Innovation Summit」。2023年はグランドプリンスホテル新高輪 国際館パミールで開催されました。サービスの活用によってビジネスや組織に変化をもたらしたストーリーを紹介し、さらに専門家や有識者による講演も行われました。ワークショップでは参加者同士の交流も生まれ、発見や学びが得られる満足度の高いカンファレンスとなりました。

『Customer Engagement Conference TOKYO』

カスタマーエンゲージメントプラットフォーム「Repro（リプロ）」を提供するRepro株式会社主催の「Customer Engagement Conference TOKYO」。FMXでは、空間演出やステージ進行、運営、Web制作をサポートしました。導線にまでこだわってデザインされたホールにさまざまなブースを設置し、カンファレンス会場とは思えない洗練された空間は好評を博しました。

- まとめ -

わたる さん

ビジネスカンファレンスを成功させるためには、当日の運営だけではなく、前段の企画やアフターフォローも入念に行う必要があります。

みお	カンファレンスを成功させるため、当日だけではなく、企画や集客、終了後の対応にも配慮したいと思います！

FIELD MANAGEMENT EXPANDでは、カンファレンスや展示会などの企画、デザイン、施工、運営、映像制作、集客広告運用などをワンストップ体制でサポートさせていただいております。